Algemene voorwaarden

I. Toepassingsgebied

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op overeenkomsten tussen Hotel Der Blaue Reiter in Karlsruhe en de klant met betrekking tot de verhuur van conferentie-, banket- en evenementenzalen voor het organiseren van evenementen zoals banketten, seminars, congressen en dergelijke, alsmede de levering van cateringdiensten en alle daarmee samenhangende verdere diensten en leveringen van het hotel (hierna gezamenlijk ook wel „diensten van het hotel“ genoemd).

2. Voor het onderverhuren of doorverhuren van de ter beschikking gestelde kamers of ruimtes is voorafgaande schriftelijke toestemming van het hotel vereist.

3. Op de overeenkomst zijn uitsluitend de algemene voorwaarden van het hotel van toepassing; de algemene voorwaarden van de klant maken geen deel uit van de overeenkomst, ook al wordt hiertegen niet uitdrukkelijk bezwaar gemaakt.

 

II. Totstandkoming van de overeenkomst

1. De overeenkomst komt tot stand door de aanvaarding van het verzoek van de klant door het hotel; zij zijn de contractpartijen.

2. Indien de klant/besteller niet de organisator zelf is, of indien de organisator een commerciële tussenpersoon of organisator inschakelt, is de organisator samen met de klant hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit de overeenkomst voortvloeien, mits het hotel over een desbetreffende verklaring van de organisator beschikt.

3. Indien een derde de reservering voor de gast verricht, is hij jegens het hotel als opdrachtgever samen met de gast hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit de overeenkomst voortvloeien, mits het hotel over een desbetreffende verklaring beschikt.

4. Het hotel is aansprakelijk voor zijn verplichtingen uit hoofde van de overeenkomst met de zorgvuldigheid van een goed zakenman. Aanspraken van de klant op schadevergoeding zijn uitgesloten. Hiervan uitgezonderd zijn schade als gevolg van letsel aan leven, lichaam of gezondheid, overige schade die het gevolg is van een opzettelijke of grof nalatige plichtsverzuim van het hotel en schade die het gevolg is van een opzettelijke of nalatige schending van contracttypische verplichtingen van het hotel. Een plichtsverzuim van het hotel staat gelijk aan dat van een wettelijke vertegenwoordiger of hulppersonen. Indien er storingen of gebreken in de dienstverlening van het hotel optreden, zal het hotel, zodra het hiervan op de hoogte is of na onmiddellijke klacht van de klant, trachten hierin abhilfe te bieden. De klant is verplicht om, voor zover dit redelijkerwijs van hem kan worden verwacht, mee te werken aan het verhelpen van de storing en het beperken van eventuele schade. Voorts is de klant verplicht het hotel tijdig te wijzen op de mogelijkheid dat er buitengewoon hoge schade ontstaat.

 

III. Betalingsvoorwaarden

1. De overeengekomen prijzen zijn inclusief de op dat moment geldende wettelijke btw. Indien er na het sluiten van de overeenkomst in bepaalde bestemmingen een citytax of andere aanvullende heffingen worden ingevoerd of gewijzigd, of indien bestaande belastingen worden verhoogd, hebben wij het recht de prijs aan te passen ter hoogte van deze verhoging. De daaruit voortvloeiende nieuwe eindprijs geldt als overeengekomen en is verschuldigd.

2. Indien de periode tussen het sluiten van de overeenkomst en het evenement langer is dan 4 maanden en de prijs die het hotel doorgaans voor dergelijke diensten in rekening brengt, stijgt, kan de contractueel overeengekomen prijs op redelijke wijze worden verhoogd, met maximaal 10 %. Het hotel is verplicht de klant tijdig vóór het plaatsvinden van het evenement op de hoogte te stellen van een prijsverhoging. In dat geval heeft de klant het recht om binnen 10 werkdagen de overeenkomst te beëindigen.

3. Onder voorbehoud van de onderstaande bepaling in punt 4 worden de diensten van het hotel na afloop van het evenement in rekening gebracht. Facturen van het hotel zonder vervaldatum dienen binnen 10 dagen na ontvangst van de factuur zonder aftrek te worden betaald. Indien de klant volledig in gebreke is met een betalingsverplichting, worden alle nog openstaande bedragen onmiddellijk opeisbaar. Bij betalingsachterstand heeft het hotel het recht om vertragingsrente in rekening te brengen ter hoogte van 5 procentpunten boven de basisrentevoet. Bij rechtshandelingen waarbij geen consument betrokken is, bedraagt de rentevoet 8 procentpunten boven de basisrentevoet. Het hotel behoudt zich het recht voor om een hogere schade aan te tonen. Vanaf de tweede aanmaning worden extra aanmaningskosten in rekening gebracht.

4. Het hotel kent een commerciële tussenpersoon of organisator een commissie toe van maximaal 10% van de nettoprijzen voor de contractueel overeengekomen diensten. Uitgesloten hiervan zijn het ontbijtgedeelte van de overnachtingsprijs, externe diensten, extra kosten, annuleringen en no-shows.

5. Het hotel behoudt zich het recht voor om een aanbetaling van 80% van de geboekte diensten te vragen. Het resterende bedrag is verschuldigd na afloop van het evenement, zodra de factuur voor het evenement is ontvangen.

6. De klant mag betalingen niet inhouden of verrekenen met tegenvorderingen, tenzij de vordering waarop de klant zijn recht van retentie baseert of waarmee hij verrekent, onbetwist is, rechtsgeldig is vastgesteld of rijp is voor een uitspraak. De bovenstaande beperkingen gelden niet indien de klant een consument is.

7. De klant dient het factuuradres op volledigheid te controleren en, indien nodig, bijzonderheden (bijv. factuurtekst, bestel- of leveranciersnummer, kostenplaats, enz.) door te geven die ervoor zorgen dat de betaling soepel verloopt. Voor een wijziging van de factuur achteraf kunnen kosten in rekening worden gebracht.

8. Voor evenementen in het restaurantgedeelte brengen wij vanaf 22.00 uur servicekosten in rekening van € 65,00 per uur per medewerker. Indien uw gasten de avond vanaf 22.00 uur in onze hotelbar „The Curtain“ afsluiten, brengen wij geen servicekosten in rekening

9. Facturen worden standaard per e-mail verzonden. Voor een wijziging van het factuuradres achteraf worden kosten in rekening gebracht.

10. Bij evenementen die een jaar van tevoren worden geboekt, zijn kleine of inflatiegerelateerde prijsverhogingen mogelijk.

 

IV. Ontbinding door het hotel

1. Indien de klant de vooruitbetaling overeenkomstig punt 4 van het hoofdstuk „Betalingsvoorwaarden“ ook na het verstrijken van een door het hotel vastgestelde redelijke respijttermijn niet heeft voldaan, heeft het hotel het recht om de overeenkomst te ontbinden. Het recht op schadevergoeding blijft uitdrukkelijk voorbehouden.

2. Indien de klant, ook na het verstrijken van een door het hotel gestelde redelijke extra termijn, geen betaling heeft verricht aan het hotel voor reeds geleverde diensten, heeft het hotel het recht om alle toekomstige reserveringen te annuleren en de overeenkomst te beëindigen. Het recht op schadevergoeding blijft uitdrukkelijk voorbehouden.

3. Voorts heeft het hotel het recht om de overeenkomst op te zeggen om objectief gerechtvaardigde redenen, indien overmacht of andere omstandigheden waarvoor het hotel niet verantwoordelijk is, de nakoming van de overeenkomst onmogelijk maken; in dat geval is het hotel verplicht de klant onmiddellijk op de hoogte te stellen van de onbeschikbaarheid van de dienst en eventuele door de klant betaalde bedragen onmiddellijk terug te betalen. Indien diensten van het hotel zijn geboekt op basis van misleidende of onjuiste informatie over wezenlijke feiten, bijvoorbeeld met betrekking tot de klant of het doel, en de klant de misleidende of onjuiste gegevens niet binnen een redelijke termijn corrigeert, heeft het hotel gegronde redenen om aan te nemen dat het gebruik van de diensten van het hotel de soepele bedrijfsvoering, de veiligheid of de reputatie van het hotel in het openbaar in gevaar kan brengen, zonder dat dit aan de zeggenschap of de organisatie van het hotel kan worden toegeschreven; er sprake is van een overtreding door de klant van punt 2 van het hoofdstuk „Toepassingsgebied“ en de klant de overtreding ondanks een waarschuwing voortzet.

4. De uitoefening van het herroepingsrecht geschiedt schriftelijk en is niet aan enige termijn gebonden.

5. Bij een gerechtvaardigde opzegging door het hotel heeft de klant geen recht op schadevergoeding.

 

V. Annulering door de klant

1. Bij ongerechtvaardigde ontbinding van de overeenkomst door de klant (annulering) heeft het hotel het recht om de hieronder vermelde percentages van het totale orderbedrag te vorderen, na aftrek van eventuele bespaarde kosten en de opbrengsten of voordelen die voortvloeien uit de verhuur van de geannuleerde kamers aan derden of uit een andere bestemming van de geboekte diensten.

De klant behoudt zich het recht voor om aan te tonen dat er helemaal geen schade is ontstaan of dat de schade aanzienlijk lager is; het hotel behoudt zich het recht voor om aan te tonen dat de schade hoger is. De opzegging is ongegrond indien de klant geen wettelijk of contractueel recht op opzegging heeft.

 

Voor geboekte hotelkamers gelden de volgende annuleringstermijnen:

met 1-4 kamers Tot één dag voor aankomst kosteloos*

5-9 kamers
Tot 7 dagen voor aankomst: 100% van het geboekte aantal kamers kosteloos of
6 – 2 dagen voor aankomst: 50% van het geboekte aantal kamers kosteloos of
Tot één dag voor aankomst: 1 kamer kosteloos*

10-19 kamers
Tot 28 dagen voor aankomst: 100% van het geboekte aantal kamers zonder kosten of
27 – 14 dagen voor aankomst: 50% van het geboekte aantal kamers, zonder kosten of
13 – 7 dagen voor aankomst: 25% van het geboekte aantal kamers, zonder kosten of
6 – 1 dag voor aankomst: 1 kamer, zonder kosten*

Vanaf 20 kamers
Tot 56 dagen voor aankomst: 100% van het geboekte aantal kamers zonder kosten of
55 – 42 dagen voor aankomst: 75% van het geboekte aantal kamers zonder kosten of
41 – 28 dagen voor aankomst: 50% van het geboekte aantal kamers zonder kosten of
27 – 14 dagen voor aankomst: 25% van het geboekte aantal kamers, zonder kosten of 13 – 7 dagen voor aankomst: 10% van het geboekte aantal kamers, zonder kosten of
6 – 1 dag voor aankomst: 1 kamer, zonder kosten*

Vanaf 50 kamers
Tot 84 dagen voor aankomst: 100% van het geboekte aantal kamers zonder kosten of
83 – 56 dagen voor aankomst: 75% van het geboekte aantal kamers zonder kosten of
55 – 28 dagen voor aankomst: 50% van het geboekte aantal kamers zonder kosten of
27 – 14 dagen voor aankomst 25% van het geboekte aantal kamers kosteloos of
13 – 7 dagen voor aankomst 10% van het geboekte aantal kamers kosteloos of
6 – 1 dag voor aankomst 1 kamer kosteloos*

Annuleringen moeten uiterlijk om 18.00 uur op de betreffende dag schriftelijk worden doorgegeven!
(*tijdens beurzen of bij groepstarieven geldt hier de regeling dat één kamer tot 7 dagen voor aankomst kosteloos kan worden geannuleerd. Beurs- en groepstermijnen worden apart aangegeven in de bevestigingen van het hotel).

2. Niet-annuleerbare termijn

Bij het boeken van een tarief dat uitdrukkelijk is aangeduid als „niet annuleerbaar“, „niet restitueerbaar“ of iets dergelijks, gaat het om de goedkoopste aangeboden tariefvariant met afwijkende annuleringsvoorwaarden.

Bij dit tarief is gratis annuleren, omboeken of terugbetaling uitgesloten. In geval van annulering, niet opkomen dagen (no-show) of vervroegd vertrek wordt het volledige overeengekomen bedrag in rekening gebracht en niet terugbetaald.

De algemene annuleringstermijnen die voor andere tarieven gelden, zijn niet van toepassing op het niet-annuleerbare tarief. De wettelijke rechten van de klant blijven hierdoor onaangetast.

 

VI. Wijzigingen in het aantal deelnemers, de opstelling van de stoelen en het tijdstip van het evenement

1. Voor een wijziging van het aantal deelnemers is toestemming van het hotel vereist. Bij een vermindering van het aantal deelnemers dient het volgende in acht te worden genomen:
Vermindering van het aantal personen tot 10% – 14 werkdagen voor aanvang van het evenement zonder kosten
Bij een grotere afwijking wordt uitgegaan van het contractueel overeengekomen aantal personen. In geval van een toename van het aantal deelnemers wordt het werkelijke aantal personen in rekening gebracht.
Bij een vermindering van het aantal personen behoudt het hotel zich het recht voor om de grootte van de ter beschikking gestelde ruimte dienovereenkomstig aan te passen.
Elke wijziging van het aantal personen moet schriftelijk aan het hotel worden meegedeeld en vereist de toestemming van het hotel.

2. Indien de overeengekomen begin- of eindtijden van het evenement worden gewijzigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het hotel, kan het hotel de klant extra kosten voor de beschikbaarheid van de dienst in rekening brengen, naar rato van de duur van de wijziging ten opzichte van het totale orderbedrag, indien de wijziging te wijten is aan een fout van de klant.

3. Een wijziging in de geplande opstelling van de stoelen kan tot vier dagen (tot 10 dagen in de EventFabrik) vóór het evenement worden doorgevoerd. Indien na het verstrijken van de hierboven genoemde termijn een aanpassing wordt aangevraagd, behouden wij ons het recht voor om de hieruit voortvloeiende werkzaamheden in rekening te brengen tegen een bedrag van € 150,00.

4. Een gereserveerde vergaderzaal staat gedurende de afgesproken tijd tot uw beschikking. Houd er rekening mee dat de vergaderzaal bovendien vanaf
maximaal één uur voor aanvang van het evenement en tot één uur na afloop van het evenement ter beschikking wordt gesteld. Verdere op- en afbouwtijden moeten schriftelijk met het hotel worden afgesproken. Voor gebruik dat deze tijden overschrijdt, moeten wij op grond van de arbeidstijdenwet € 65,00 per medewerker per uur in rekening brengen.

5. Laat ons alstublieft weten of en in welke mate er vooraf materiaal voor uw evenement wordt aangeleverd. Wij zullen dit graag
op de dag van het evenement in uw vergaderruimte klaarzetten.

6. Indien er zonder schriftelijke toestemming een politieke bijeenkomst wordt gehouden, of indien er gegronde redenen zijn om aan te nemen dat de bijeenkomst de soepele bedrijfsvoering, de veiligheid of de reputatie van ons hotel of onze gasten in gevaar dreigt te brengen, alsmede in geval van overmacht, kan het hotel de overeenkomst opzeggen.

 

VII. Meenemen van eten en drinken

Zelf meegebrachte etenswaren en dranken zijn niet toegestaan. Wij behouden ons het recht voor om anders een overeenkomstige vergoeding in rekening te brengen als compensatie voor de gederfde omzet
.

 

VIII. Technische voorzieningen en aansluitingen

1. Voor zover het hotel op verzoek van de klant technische en andere voorzieningen van derden aanschaft, handelt het in naam, in volmacht en voor rekening van de klant. De klant is aansprakelijk voor een zorgvuldige omgang met en de correcte teruggave van deze voorzieningen. De klant vrijwaart het hotel van alle vorderingen van derden in verband met de terbeschikkingstelling van deze voorzieningen die te wijten zijn aan een fout van de klant.

2. Voor het gebruik van de eigen elektrische apparatuur van de klant via het elektriciteitsnet van het hotel is voorafgaande schriftelijke toestemming van het hotel vereist. Storingen of schade aan de technische installaties van het hotel die voortvloeien uit het gebruik van de apparatuur komen voor rekening van de klant, tenzij hij hiervoor niet verantwoordelijk is.

3. De klant heeft, mits het hotel hiermee vooraf heeft ingestemd, het recht om zijn eigen telefoon-, fax- en datacommunicatieapparatuur te gebruiken.

4. Storingen aan technische of andere voorzieningen die door het hotel ter beschikking worden gesteld, worden indien mogelijk onmiddellijk verholpen.

 

IX. Verlies of beschadiging van meegebrachte voorwerpen

1. Door de klant meegebrachte tentoonstellingsstukken of andere voorwerpen bevinden zich op eigen risico van de klant in de evenementenruimtes. De aansprakelijkheid van het hotel voor verlies, verdwijning of beschadiging is geregeld in de bepalingen van het hoofdstuk „Aansprakelijkheid“.

2. Door de klant meegebracht decoratiemateriaal moet voldoen aan de brandveiligheidseisen. Op verzoek van het hotel dient de klant hiervan een officieel bewijs te overleggen. Vanwege mogelijke schade en om te voldoen aan de brandveiligheidsvoorschriften, moet het plaatsen en bevestigen van voorwerpen vooraf met het hotel worden afgestemd.

3. Alle meegebrachte voorwerpen moeten na afloop van het evenement onmiddellijk door de klant worden verwijderd. Indien de klant deze verplichting niet nakomt, heeft het hotel het recht om de voorwerpen op kosten van de klant te verwijderen en/of op te slaan.

 

X. Aansprakelijkheid

1. De klant is aansprakelijk voor alle schade aan het gebouw of de inrichting die wordt veroorzaakt door de klant, zijn medewerkers, hulppersonen of deelnemers aan en bezoekers van het evenement. Houd er rekening mee dat wij voor roken in de kamer of uit
het raam een speciale schoonmaakkostenvergoeding van 100,00 € in rekening brengen.
2. Het hotel kan van de klant verlangen dat hij passende zekerheden stelt (bijv. verzekeringen, borgsommen, borgstellingen).
3. Het hotel is alleen contractueel of buitencontractueel tot schadevergoeding gehouden, voor zover de schade te wijten is aan grove nalatigheid of opzet. Voor de toerekenbare aantasting van leven, lichamelijke integriteit of gezondheid van een natuurlijke persoon is het hotel ook bij lichte nalatigheid aansprakelijk. Bovendien is het hotel ook aansprakelijk voor de schending door eenvoudige nalatigheid van een wezenlijke contractuele verplichting, echter qua bedrag beperkt tot de vermogensschade die het hotel bij het sluiten van de overeenkomst als mogelijk gevolg van de contractbreuk had moeten voorzien. Voor de toerekenbare aantasting van het leven, de lichamelijke integriteit of de gezondheid van een natuurlijke persoon is het hotel onbeperkt aansprakelijk. Hetzelfde geldt voor eventuele vorderingen op grond van de productaansprakelijkheidswet. De aansprakelijkheidsbeperkingen gelden ook voor een eventuele persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuursleden, medewerkers of hulppersonen van het hotel. De klant is verplicht om al het redelijkerwijs van hem te verwachten te doen om eventuele schade tot een minimum te beperken. Voorts is de klant verplicht om het hotel tijdig te wijzen op de mogelijkheid dat er buitengewoon hoge schade ontstaat.

 

XI. Verjaring

Vorderingen, met uitzondering van vorderingen tot schadevergoeding tegen het hotel, verjaren binnen een jaar vanaf het begin van de reguliere verjaringstermijn, die afhankelijk is van de kennis van de vordering. Vorderingen tot schadevergoeding tegen het hotel verjaren, ongeacht de kennis van de vordering, binnen vijf jaar. De bovenstaande verkortingen van de verjaringstermijn gelden niet voor vorderingen wegens aantasting van het leven, het lichaam, de gezondheid of de vrijheid, noch voor andere vorderingen die berusten op een opzettelijke of grof nalatige plichtsverzuim van het hotel of op een opzettelijke of grof nalatige plichtsverzuim van zijn wettelijke vertegenwoordigers of hulppersonen.

 

XII. Slotbepalingen

1. Wijzigingen of aanvullingen op de overeenkomst of deze algemene voorwaarden moeten schriftelijk worden vastgelegd.

2. Voor zover de klant geen consument is, is de plaats van nakoming en betaling de vestigingsplaats van het hotel.

3. De exclusieve bevoegde rechtbank is die van de vestigingsplaats van het hotel, voor zover de klant een handelaar is of bij het sluiten van de overeenkomst geen woonplaats of gewone verblijfplaats in Duitsland heeft, zijn woonplaats of gewone verblijfplaats na het sluiten van de overeenkomst naar het buitenland heeft verplaatst of zijn woonplaats of gewone verblijfplaats op het moment van het instellen van de vordering niet bekend is. Het hotel behoudt zich het recht voor om de klant ook voor de rechtbank van zijn algemene bevoegdheid te dagvaarden.

4. Het Duitse recht is van toepassing, met uitsluiting van het VN-kooprecht en de collisieregels.

5. Huisdieren zijn niet toegestaan.